Welche Unterlagen benötigen Sie als Verkäufer einer Immobilie?

Zusammenfassung: Diese Dokumente benötigen Sie beim Verkauf einer Immobilie

Beim Verkauf einer Immobilie müssen Sie dem Käufer einige Unterlagen vorlegen. Sie benötigen:

• Grundbuchauszug),
• Bebauungsplan,
• Flurkarte und Lageplan,
• Baugenehmigungen,
• Grundriss,
• Energieausweis,
• optional: Nachweise für Sanierungen/Renovierungen,
• bei Mietobjekten: Nachweis Mieteinnahmen/Betriebskosten, Mietverträge,
• bei WEG: Teilungserklärung, WEG-Protokolle, Nachweise Hausgeld, Rücklagen usw.,
• optional: ausgedrucktes Exposé/pdf-Datei.

Stellen Sie diese Dokumente frühzeitig zusammen und beschaffen Sie fehlende Papiere, damit Sie sich später auf den Verkaufsprozess konzentrieren können. Rechnen Sie mit wenigen Wochen Vorlauf, falls einzelne Dokumente fehlen.

Warum benötigen Sie überhaupt Dokumente beim Immobilienverkauf?

Beim Immobilienverkauf gibt es eine Reihe wichtiger Unterlagen, die Sie bei dem Erstellen des Exposés zur Hand haben sollten. Weitere Papiere sind für Kaufinteressenten wichtig, die das Objekt besichtigen kommen. Einige davon sind zusätzlich beim Notartermin hilfreich, auch wenn der Notar die Daten selbst prüft. Der wichtige Punkt ist: Die Dokumente benötigt der Käufer, um über den Erwerb der Immobilie entscheiden zu können.

Wir listen Ihnen hier die wichtigsten Unterlagen auf – manche benötigen Sie bereits für das Exposé, andere händigen Sie erst im Rahmen der Preisverhandlung aus. Generell gilt: Je mehr Informationsmaterial Sie potenziellen Käufern mit auf den Weg geben, desto stärker werden Sie als seriöser Verkäufer wahrgenommen und desto eher ist eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für Kaufinteressenten gegeben.

Checkliste: Dokumente für den Immobilienverkauf

Die folgenden Dokumente benötigen Sie während des Verkaufsprozesses. Wir erklären Ihnen alle einzelnen Unterlagen.

Grundbuchauszug

Den Grundbuchauszug sollten Sie bereits vor Veröffentlichung des Inserats heraussuchen oder bestellen. Denn darin sind wichtige Details zur Immobilie vermerkt wie Eigentumsverhältnisse und Rechte Dritter. Sie bekommen den Grundbuchauszug – außer in Baden-Württemberg – bei Ihrem zuständigen Amtsgericht. In Baden-Württemberg ist die jeweilige Gemeindeverwaltung zuständig. Die Kosten sind gering, allerdings kommt es häufig zu längeren Wartezeiten.

Liefert Ihnen das Amt keine Datei, sondern „nur“ Papier, sollten Sie das Dokument einscannen oder sauber abfotografieren. Erstellen Sie daraus eine Datei, die Sie entweder klassisch ausdrucken, in ein pdf einfügen oder als Anhang an Interessenten versenden können. Auch Kopien sind möglich, aber der elektronische Weg ist inzwischen üblich.

Der Bebauungsplan

Der Bebauungsplan enthält relevante Angaben zu den geltenden Bauvorschriften sowie Verboten. Das ist insbesondere bei geplanten Um- und Neubauten äußerst wichtig. Ebenfalls sind darin geplante Neubaumaßnahmen in angrenzenden Lagen verzeichnet. Das ist relevant, da diese den Wert der Immobilie zukünftig verändern können.

Kaufinteressenten, denen Sie solches Material aushändigen, werden Sie mit Sicherheit als fairen Verkäufer zu schätzen wissen. Sie erhalten das Dokument bei der Gemeinde (meistens Bauamt oder Katasteramt) gegen eine geringe Gebühr.

Die Flurkarte und der Lageplan

Die Immobilie befindet sich auf einem vermessenen Flurstück. Dieses ist in einer Flurkarte eingetragen. Die Flurkarte ist vereinfacht gesagt der amtlich bestätigte Nachweis der Lage Ihrer Immobilie – und bildet damit die Grundlage über entsprechende Einträge im Grundbuch. Sie wird auch Katasterkarte oder Liegenschaftskarte genannt und kann bei Ihrem zuständigen Kataster– und Vermessungsamt bestellt werden – in den meisten Bundesländern auch per Mail. Mehr darüber finden Sie unter Flurkarten.

Das Dokument enthält Angaben zur Lage des Grundstücks und der Immobilie sowie über Zufahrtswege, Nutzugsarten und vieles mehr. Dabei kann es sich um wichtige Details handeln, weshalb Käufer die Flurkarte gern einsehen.

In einigen Fällen kann ein umfassenderer Lageplan erforderlich sein, speziell bei Hanglagen oder zu beachtenden Bauhöhen. Auch der Lageplan ist beim zuständigen Katasteramt erhältlich.

Baugenehmigungen

Üblicherweise benötigen Sie keinen Nachweis für Baugenehmigungen. Bei älteren Objekten oder umgebauten Immobilien sollten Sie jedoch alle relevanten Baugenehmigungen vorweisen können. Denn eine ungenehmigte Baumaßnahme, ein sogenannter Schwarzbau, kann auch den Käufer teuer zu stehen kommen.

Ein typisches Problem gibt es bei sehr alten Immobilien mit kleineren Ausbauten oder Umbauten. Eventuell sind durch Vererbung oder Verkäufe Unterlagen verloren gegangen (oder es gab nie welche …). In solchen Fällen kann eine fehlende Baugenehmigung den Kaufabschluss gefährden.

Die Dokumente sollten Sie in Ihren Unterlagen haben. Alternativ gibt es Kopien bei der Gemeinde, üblicherweise dem Bauamt. Die Kosten sind gering, allerdings ist wiederum mit einer gewissen Bearbeitungszeit zu rechnen.

Grundrisse der Immobilie

Der Grundriss ist nicht nur Basis der Wohnflächenberechnung. Er ist ein elementarer Bestandteil des Exposés. Für Käufer ist es wichtig, sich ein erstes Bild der Wohnung oder des Hauses zu machen. Die Aufteilung der Räume und die ungefähren Maße sind Kaufargumente, die für Interessenten äußerst wichtig sind.

Für das Inserat reichen jedoch im ersten Schritt die deutlich ansprechenderen Grundrisse in 2D oder 3D. Viele Interessenten werden es spätestens im Zuge der Preisverhandlung aber sehr zu schätzen wissen, wenn Sie Ihnen eine Datei oder Kopie des Original-Grundrisses (Architektenplan) übermitteln können.

Energieausweis

Sie müssen in fast allen Fällen einen Energieausweis vorlegen. Wir empfehlen Ihnen, diesen in das Exposé und das Inserat zu integrieren. Denn die Energiewerte einer Immobilie sind einer der wichtigsten Einflussfaktoren bei der Bewertung des Marktpreises. Er ist gesetzlich vorgeschrieben und gibt außerdem Auskunft über die zu erwartenden Energiekosten.

Sollten Sie bisher keinen Energieausweis haben, können Sie diesen bei uns bequem online bestellen. Kalkulieren Sie ein bis drei Werktage ein, bis Sie das Dokument vorliegen haben.

Optional: Nachweis für Sanierungen und Renovierungen

Wenn Sie die Immobilie immer instand gehalten sowie in den letzten Jahren modernisiert oder saniert haben, sollten Sie das nachweisen. Zwar bezahlt der Käufer nur für den Ist-Zustand. Aber nachweisbar aufwendige Maßnahmen in der Vergangenheit können einen positiven Eindruck vermitteln und ihre Verhandlungsposition moderat stärken. Immerhin kauft der Interessent eine gepflegte Immobilie. Zugleich hat der Käufer einen Beleg für die Maßnahmen und kann besser abschätzen, welche Maßnahmen wann zukünftig erforderlich sein könnten.

Diese Dokumente sind optional. Sie müssen diese nicht aushändigen. Aber in einigen Fällen ist es möglicherweise nützlich.

Bei Mietobjekten: Nachweis der Mieteinnahmen/Betriebskosten und Kopien der Mietverträge

Sofern Sie eine aktuell vermietete Immobilie verkaufen, benötigen die Interessenten einen Nachweis der Mieteinnahmen und der Betriebskosten sowie Kopien der Mietverträge. Diese Dokumente sind erforderlich, um die Einnahmen und Ausgaben sowie die rechtliche Situation der Vermietung einschätzen zu können.

Diese Dokumente sind in der Regel erst bei ernsthaftem Interesse auszuhändigen. Allerdings sind sie dann wichtig, weil die zu erwartende Rendite und ein Mietsteigerungspotenzial den Preis mitbestimmen. Außerdem können für neue Besitzer vereinbarte Kündigungsfristen wichtig sein - falls Eigenbedarf angemeldet werden soll.

Bei einer Eigentumswohnung: WEG-Unterlagen wie Teilungserklärung, WEG-Protokolle, Nachweise Hausgeld, Rücklagen usw.

Die besonderen Eigentumsverhältnisse in einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG) erfordern die Weitergabe weiterer Dokumente. Diese sind für den Käufer erforderlich, um sich ein genaues Bild von der Aufteilung des Objekts zu machen. Auch die finanzielle Situation, Risiken und das funktionierende Miteinander lassen sich so besser einschätzen. Sie benötigen folgende Unterlagen:

• Kopie der Teilungserklärung: Die Teilungserklärung enthält die Eigentums- und Besitzrechte auf der einen Seite und definiert auf der anderen Seite das, was allen Bewohnern gemeinsam gehört. In aller Regel ist sie Bestandteil des Grundbuchauszugs – Sie müssen die Teilungserklärung also nicht gesondert anfordern.
• Protokolle der Eigentümerversammlung: Aus den Protokollen gehen die Beschlüsse der WEG sowie diskutierte finanziell bedeutsame Maßnahmen für die Zukunft hervor. Zugleich geben Sie einen Einblick in die Stimmung innerhalb der WEG. Diese Dokumente können Sie bei der Hausverwaltung anfordern.
• Instandhaltungsrücklagen: Ein Nachweis der Instandhaltungsrücklagen erhalten Sie ebenfalls bei der Hausverwaltung. Interessenten erfahren so, wie viel Geld für Maßnahmen vorhanden ist und ob zukünftig weitere zusätzliche Eigenmittel erforderlich sind.
• Hausgeld/Betriebskosten: Sofern Sie dieses Dokument nicht selbst haben, stellt Ihnen die Hausverwaltung eine Kopie zur Verfügung. Dabei handelt es sich im Prinzip um die Betriebskostenabrechnung, die Rückschluss auf die laufenden Kosten für den Käufer gibt.

Das Exposé

Auch das ist ein schöner Service für potenzielle Kaufinteressenten: Senden Sie ihnen das bei uns erstellte Internet-Exposé als pdf! Natürlich kennt der Kaufinteressent das alles schon aus dem Internet – aber die zusammengefasste Datei - mit allen weiteren bereits freigegebenen Dokumenten vermittelt noch eine zusätzliche Art von Wertschätzung. Ausdrucke sind ein Bonus, heute aber nicht mehr erforderlich.

Gute Vorbereitung heißt, alle Dokumente zu beschaffen

Nichts ist ärgerlicher, als wenn kurz vor Vertragsabschluss ein fehlendes Dokument alles zum Stocken bringt oder sogar die Einigung hinfällig werden lässt. Für einen reibungslosen Ablauf und maximale Transparenz ist es wichtig, dass Sie frühzeitig alle Unterlagen beschaffen. Sie müssen nicht alles schon allen Interessenten mit dem Inserat aushändigen. Aber Sie sollten die Papiere auf Anfrage verfügbar haben.

Noch ein Tipp zum Abschluss: Es war früher üblich, diese Unterlagen in Papierform zu bündeln. Heute sind Dateien üblich und erleichtern den Austausch. Denken Sie daran, dass einige Internetanbieter eine Größenbegrenzung für Dateianhänge haben, sodass Sie ggf. die Dokumente einzeln versenden müssen. Wichtig ist aber, dass Sie einzelne Daten oder die kompletten Unterlagen bei Bedarf versandfertig haben.

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Grundriss

Grundrisse sind beim Verkauf oder bei der Vermietung einer Immobilie äußerst wichtig. Sie geben Interessenten einen guten und sachlichen Blick auf die Immobilie, über Aufteilung und Nutzugsmöglichkeiten der Räume von Wohnung oder Haus.

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Bebauungsplan

Es gibt einige Dokumente, die Sie spätestens beim ersten Besichtigungstermin für potenzielle Käufer bereithalten sollten. Der Bebauungsplan gehört dazu, denn er informiert über viele wichtige Details, die für Käufer wichtig sind.

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Flurkarte

Beim Verkauf und Kauf einer Immobilie sind Dokumente wichtig. Eins davon ist die die Flurkarte bzw. der Flurstücksnachweis. Beide Begriffe werden synonym verwendet, wobei die Flurkarte eher die Umgebung einschließt, der Flurstücksnachweis oder auch Eigentumsnachweis dagegen das eigene Grundstück in den Mittelpunkt stellt. Andere Begriffe sind Katasterkarte oder Liegenschaftskarte – das alles meint im Prinzip das Gleiche.

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Grundbuchauszug

Bei Immobilienverkäufen aller Art ist der Grundbuchauszug ein Muss. Und zwar zu ganz verschiedenen Anlässen und Zwecken. Beschaffen Sie dieses Dokument rechtzeitig, wenn Sie es nicht ohnehin vorliegen haben.

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Teilungserklärung

Die Teilungserklärung ist Grundlage dafür, eine Immobilie aufzuteilen und die Teile an unterschiedliche Besitzer verkaufen zu können. Sie ist daher bei einer Transaktion einer Eigentumswohnung ein äußerst wichtiges Dokument. Verkäufer sollten dieses Papier Kaufinteressenten spätestens während der Verhandlungen zur Verfügung stellen und frühzeitig beschaffen. Interessenten können es aber auch ggf. selbst einsehen.

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Energieausweis

Seit 2014 benötigen Sie beim Verkauf und beim Vermieten einer Immobilie immer einen Energieausweis. Dieser ist bei Besichtigung den Kaufinteressenten oder Mietinteressenten vorzulege. Was heißt das genau?

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Bauakte

Die Bauakte ist eine Art Dokumentation der wichtigsten Bauschritte einer Immobilie. Idealerweise enthält sie die Baupläne, Baubeschreibungen und die Baugenehmigungen. Wir erklären, warum dieses Dokument beim Verkauf und Kauf einer Immobilie so wichtig ist.

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Verkaufen mit Vollmacht

Der Verkauf einer Immobilie ist grundsätzlich nur in eigenem Namen möglich. Unter anderem muss der Verkäufer persönlich beim Notar erscheinen. Aber: Es ist ebenfalls möglich, dass ein Dritter die eigene Immobilie mit einer Vollmacht veräußert. Dann gehört dieses Papier zu den wichtigen Dokumenten beim Verkauf. In unserem Ratgeber erklären wir, wann das sinnvoll ist und welche Arten von Vollmachten es gibt.

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Wohnflächenberechnung

Die Wohnfläche einer Immobilie ist ein entscheidender Wert beim Kauf und Verkauf sowie bei der Berechnung der Mieteinnahmen und Aufteilung der Betriebskosten sowie für die Grundsteuer. Nicht zuletzt ist sie durch Bauvorschriften möglicherweise vor Ort reglementiert. Selbst bei der Kreditvergabe und bei der Kalkulation von Renovierungskosten hat diese Größe einen Einfluss. Beim Verkauf einer Immobilie sollten Sie einen Nachweis der Wohnfläche als Dokument zu den Unterlagen für den Kaufinteressenten legen.

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Fehlende Unterlagen

Beim Verkauf einer Immobilie können fehlende Unterlagen den Ablauf verzögern oder sogar einen Vertrag verhindern. Organisieren Sie frühzeitig alle relevanten Unterlagen, damit Sie am Ende nicht ein wichtiges Dokument noch „schnell“ beschaffen müssen. Nutzen Sie unsere Liste und planen Sie genug Zeit ein.

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