Welche Vorgaben müssen WEG-Protokolle erfüllen?

Die Eigentümerversammlung ist bei Immobilien mit Eigentumswohnungen ein wichtiger Termin. Dort werden Fragen zwischen den Beteiligten erörtert, Reparaturen und Baumaßnahmen beschlossen, der Wirtschaftsplan gestaltet und vieles mehr. Kurz: Die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beschließt dabei wesentliche Maßnahmen, die dem Erhalt und der Wiederherstellung der Immobilie oder Teilen daraus dienen. Nach § 24 Abs. 6 Satz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes ist von der Eigentümerversammlung ein Protokoll anzufertigen. Wir erklären Ihnen, worauf es beim WEG-Protokoll ankommt, was darin enthalten ist und welche Form es erfüllen muss.

Was soll ein WEG-Protokoll leisten?

In der Eigentümerversammlung berät die WEG über aktuelle Themen und über anstehende Arbeiten an der Immobilie. Die Gemeinschaft trifft dabei weitreichende Entscheidungen, die von der Bestellung des Verwalters über die Wahl des Verwaltungsbeirats bis zur Ausgestaltung des Wirtschaftsplans, der Höhe des Hausgeldes und dem Beauftragen baulicher Maßnahmen reichen.

Das Protokoll hat die Aufgabe, die Beschlüsse festzuhalten, für spätere Zeiten nachvollziehbar zu halten und Dritten Einblicke zu gewähren. Im Rechtsstreit kann ein Beschlussprotokoll ebenfalls maßgebend sein.

Wer führt das Protokoll und wo wird es aufbewahrt?

In der Regel bestellt eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen WEG-Hausverwalter. Dieser lädt zu Sitzungen, achtet auf die Tagesordnung, und führt das Protokoll. Er verwahrt zudem die Niederschrift im Original.

Ist keine Hausverwaltung bestellt oder möchte die WEG anders verfahren, kann eine andere bestellte Person das Protokoll erstellen und verwahren. Ein entsprechender Beschluss ist jedoch erforderlich.

Aufbewahrungspflicht beachten!

Das Protokoll ist sicher und zeitlich unbefristet aufzubewahren. Durch die rechtliche Vorgabe der unbefristeten Aufbewahrungspflicht ist es ratsam, eine professionelle WEG-Hausverwaltung mit der Tätigkeit zu beauftragen.

Wer hat Einblick in die WEG-Protokolle?

Grundsätzlich können alle Eigentümer Einblicke in die Unterlagen nehmen oder erhalten eine Kopie des Originals. Der Versand an die Eigentümer ist jedoch rechtlich nicht zwingend erforderlich. Abweichungen kann die WEG in ihrer Gemeinschaftsordnung festlegen.

Dritte dürfen nur bei berechtigtem Interesse Einblick nehmen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Anwalt eine Partei in einem Rechtsstreit vertritt, oder ein Eigentümer seine Wohnung verkaufen möchte.

Was enthält das Protokoll?

Das Protokoll muss mehrere Punkte enthalten. Fehlen diese, ist es anfechtbar. Dazu zählen:

• der Name der Eigentümergemeinschaft,
• das Datum, der genaue Ort und die Zeitspanne der Versammlung (Uhrzeit),
• Name von Versammlungsleitung und Protokollant,
• Datum der Einladung (unter Aspekten der Fristwahrung),
• Feststellen der Beschlussfähigkeit der Versammlung mit Nennen der Eigentumsanteile der Anwesenden oder ihrer bevollmächtigter Vertretung,
• die Tagesordnung mit allen Beschlussanträgen und Abstimmungsergebnissen.

Das Protokoll soll keine Niederschrift der Diskussion sein, sondern ein Ergebnisprotokoll. Das bedeutet, das Dokument enthält den Wortlaut der Beschlüsse (mündliche und schriftliche).

Es ist der WEG jedoch erlaubt, auch Zusätze und zum Beispiel Zusammenfassungen von Diskussionen in das Dokument aufzunehmen. Das ist juristisch einerseits sinnvoll, da so die Intention von Entscheidungen besser zur Geltung kommen kann. Andererseits öffnet das Konfliktpotential, wenn Inhalte von mehreren Seiten anders interpretiert werden können. Bei einem Streit in der Eigentümerversammlung wird es so für die Versammlungsleitung zu einem Drahtseilakt, die Zusammenfassung für alle Beteiligten korrekt wiederzugeben.

Wichtig: Alle Beschlüsse sind sofort nach Abstimmung und Festhalten des Ergebnisses gültig. Es ist nicht erforderlich, das Protokoll abzuwarten.

Zusätzlich enthalten die WEG-Protokolle gerichtliche Entscheidungen, sofern sie die Eigentümergemeinschaft betreffen. Dazu zählen Rechtsstreitigkeiten untereinander oder gegen einzelne Mitglieder sowie juristische Forderungen gegen den Verwalter oder Sachstände, die sich aus dessen Tätigkeit ergeben. Ebenfalls müssen in ein WEG-Protokoll Anfechtungen gegen Beschlüsse aufgenommen werden.

Mögliche Beschlüsse der WEG

Die WEG kann grundsätzlich über viele Dinge diskutieren und Beschlüsse fassen. Rechtlich bindend sind Beschlüsse jedoch nur, wenn das Thema auf der Tagesordnung stand. Ist dies nicht der Fall, sind Beschluss und Protokoll anfechtbar.

Gemäß rechtlichen Vorgaben kann die Eigentümergemeinschaft über WEG-Verwalter und den Verwaltungsbeirat bestimmen. Ebenso kann sie sich eine Gemeinschaftsordnung geben oder diese verändern. Beschlüsse über wirtschaftliche oder bauliche Aspekte haben jedoch in der Regel insbesondere beim Kauf eine größere Relevanz. Das gilt insbesondere für folgende Punkte:

1. Hausgeld: Die WEG kann die Höhe des Hausgeldes immer wieder den Erfordernissen anpassen. Die aktuelle Höhe wird im Protokoll festgehalten.
2. Instandhaltungsrücklagen und Sonderumlagen: Die Eigentümerversammlung kann für anstehende Arbeiten an der Immobilie oder bei schrumpfenden Rücklagen die Höhe der Instandhaltungsrücklage neu bestimmen oder Sonderumlagen beschließen. Das Ergebnis ist zu protokollieren.
3. Wirtschaftsplan: Die WEG stimmt in der Regel jährlich über den Wirtschaftsplan für die Immobilie ab. Das betrifft insbesondere die Nutzung und Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums. Die Ergebnisse sind festzuhalten.
4. Bauliche Maßnahmen: Die WEG muss über Modernisierungs- und Sanierungsarbeiten abstimmen. Ohne Beschluss können solche Aufträge nichtig sein. Schlimmstenfalls kann die WEG die Zahlung verweigern oder den Rückbau verlangen, wenn der Verwalter oder ein einzelner Eigentümer gegen die Beschlussanforderung verstößt.

Ohne Unterschrift ist das Protokoll nicht gültig!

Eine besonders wichtige formelle Anforderung an das Protokoll betrifft die Unterschrift. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip. Das heißt: Es müssen mindestens zwei Personen unterschreiben.

Das WEG-Protokoll unterzeichnen der Vorsitzende (Leitung) der Eigentümerversammlung und ein Eigentümer. Besteht ein Verwaltungsbeirat, müssen der Vorsitzende und die Stellvertretung ebenfalls unterzeichnen. Was selbstverständlich klingt, ist ebenfalls eine Voraussetzung: Die Unterzeichnenden müssen anwesend gewesen sein.

Fehlt ein der erforderlichen Unterschriften, wird das Protokoll dadurch allein nicht ungültig. Es verliert jedoch bei juristischen Streitigkeiten seine Beweiskraft als Willenserklärung der Eigentümergemeinschaft. Daher sollten alle Beteiligten darauf achten, dass alle benötigten Unterschriften vorhanden sind.

Bis wann muss das Protokoll vorliegen?

Es gibt keine konkreten Fristen, bis wann ein WEG-Protokoll vorliegen muss. Allerdings ist es unverzüglich anzufertigen. Dieser Begriff bedeutet rechtlich, dass es nach einer Woche vorliegen sollte.

Relevant wird die Frist durch die Möglichkeit, einen Beschluss innerhalb von vier Wochen anzufechten. Dazu müssen alle Eigentümer das Dokument rechtzeitig einsehen können.

Für WEG-Verwalter kann die Vorgabe zu einem juristischen Fallstrick werden. Kommen sie ihrer Pflicht nicht ordnungsgemäß nach, können sich daraus Schadensersatzforderungen ableiten. Ebenso ist es ein Grund, einen Verwalter vorzeitig abzuberufen.

Was passiert bei fehlerhaften Protokollen?

Sollte ein WEG-Protokoll einen eindeutigen Fehler enthalten, kann dieser nachträglich korrigiert werden. Das gilt zum Beispiel bei objektiv nicht korrekt wiedergegebenen Beschlüssen. In der Regel sind solche Korrekturen von nachvollziehbaren Fehlern problemlos realisierbar. Verantwortlich sind jedoch die Unterzeichner. Weigern diese sich, das Protokoll zu ändern, kann das zu einer juristischen Auseinandersetzung führen.

Schwieriger zu lösen sind Konflikte um Bestandteile des WEG-Protokolls, die über die formellen Inhalte hinausgehen und zum Beispiel Diskussionen zusammenfassen. Zwar hat die Versammlungsleitung mit ihrem Protokoll die Pflicht, der unabhängigen Darstellung. Aber die Interpretation kann dennoch streitbar sein. Im Zweifelsfall muss ebenfalls ein Gericht den Konflikt lösen.

Wichtig in beiden Fällen: Die Korrekturen sind stets von den Unterzeichnern des WEG-Protokolls anzufertigen. Einzelne Personen oder die Eigentümergemeinschaft als Ganzes haben kein Recht, Änderungen am Protokoll vorzunehmen.