Nebenkostenabrechnung – Betriebskosten richtig abrechnen

Die Miete umfasst mindestens zwei Posten: die Nettokaltmiete und die Betriebskosten, auch Nebenkosten genannt. Zusätzlich fallen teilweise noch gesonderte Heizkostenzahlungen an. Üblich ist eine Nebenkostenvorauszahlung. Dabei handelt es sich um eine Art Pauschale, die in der Regel monatlich im Voraus gezahlt wird.

Um die Differenz zwischen Vorauszahlung und tatsächlichen Betriebskosten festzustellen, fertigt der Vermieter einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung an. Daraus ergeben sich Nachzahlungen oder Rückerstattungen. Über diese Nebenkostenabrechnung kommt es häufig zum Streit. Vermieter rechnen gern mehr an, als sie dürfen. Mieter fühlen sich im Recht, wenn Sie gern weniger zahlen möchten. Das muss nicht sein, denn die Rechtslage ist sehr klar und eindeutig.

Im folgenden Ratgeber erfahren Sie, was in einer Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden darf und was nicht. Außerdem erfahren Sie, welche Fristen einzuhalten sind.

Wichtig: Pauschalen und Vorauszahlungen sind verschiedene Dinge!

Es gibt bei der Bewertung einen wichtigen Unterschied zwischen Nebenkostenvorauszahlungen und Nebenkostenpauschalen. Obwohl die Begriffe sich wie Synonyme anhören und teilweise so genutzt werden, sind sie rechtlich deutlich unterschiedlich.

• Nebenkostenvorauszahlungen: Vorauszahlungen beinhalten einen festen monatlichen, im voraus bezahlten Betrag für anfallende Betriebskosten. Da die Kosten sich im Laufe des Jahres verändern können, erstellt der Vermieter einmal im Jahr eine Abrechnung. Der Mieter erhält zu viel bezahlte Beträge zurück oder muss zu wenig gezahlte Beträge ausgleichen. Vorauszahlungen haben für beide Seiten Vorteile, da sie einen centgenauen Ausgleich schaffen. Daher sind sie der Normalfall, aber sie verpflichten zu einer Nebenkostenabrechnung.
• Nebenkostenpauschalen: Anders als bei Vorauszahlungen sind mit einer Nebenkostenpauschale wirklich alle Kosten unabhängig von der tatsächlichen Höhe abgegolten. Der Vermieter setzt einen realistischen Betrag an und verlangt vom Mieter eine monatliche Pauschale. Es ist keine Abrechnung erforderlich und es entstehen weder Guthaben noch Nachzahlungen. Einige Privatvermieter nutzen solche pauschalen Zahlungen, um den Aufwand für eine detaillierte Abrechnung zu sparen. Wichtig: Heizkosten sind ausgenommen und müssen immer nach tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.

Der Mietvertrag ist für die Nebenkostenabrechnung entscheidend

Ob es sich um eine Pauschale oder eine Nebenkostenvorauszahlung handelt, muss eindeutig aus dem Mietvertrag hervorgehen. Das gilt auch für weitere Details. Denn unabhängig von weiteren rechtlichen Vorgaben müssen Mieter nur für die Nebenkosten aufkommen, die im Mietvertrag explizit genannt sind. Das bedeutet: Vermieter dürfen keine Betriebskosten auf die Mieter umlegen, wenn sie die Art der Ausgaben nicht im Mietvertrag genannt haben.

Vermieter sollten sich als Hilfe eine Musterabrechnung anfertigen, in die alle umlegbaren Nebenkosten einfließen. Daraus ergeben sich dann die Posten, die sie im Mietvertrag aufführen müssen. Mieter dagegen sollten genau prüfen, ob alle abgerechneten Posten auch wirklich im Mietvertrag genannt sind.

Die gesetzliche Grundlage: Drei Punkte müssen bei Betriebskosten erfüllt sein

Das Umlegen der Betriebskosten auf Mieter ist laut Bürgerlichem Gesetzbuch (§ 556, Absatz 1 BGB) rechtens. Allerdings müssen die einzelnen Ausgaben drei wichtige Punkte erfüllen. Nur wenn alle drei zutreffen, darf der Vermieter die Kosten auf die Mieter abwälzen:

• Die Ausgaben müssen für den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Wohnung erforderlich sein. Das schließt alle Ausgaben ein, die für den Unterhalt der Wohnung erforderlich sind. Daher fallen Ausgaben heraus wie zum Beispiel Zinszahlungen, Hausverwaltungsgebühren oder Bürokosten des Vermieters.
• Die Ausgaben müssen regelmäßig anfallen. Das beinhaltet auch alle wiederkehrenden Ausgaben für zum Beispiel Versicherungen, Grundsteuer oder Müllgebühren. Wartungen wie Thermenreinigung gehören ebenfalls dazu wie die Treppenhausreinigung oder Streudienste. Selbst unregelmäßige, aber wiederkehrende Ausgaben für zum Beispiel eine Dachrinnenreinigung zählen zu den abrechenbaren Nebenkosten. Aber: Sämtliche Reparaturkosten fallen nicht darunter, da diese im Rechtssinn nicht regelmäßig anfallen.
• Die Ausgaben müssen dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen. Dieser Passus im Gesetz ist interpretationsfähig und vor dem Hintergrund der Ausstattung der Immobilie zu verstehen. Ein Wachdienst kann für eine Immobilie mit Luxus-Appartements sinnvoll sein, in einem normalen Mietshaus jedoch nicht. Ebenso sind Dienstleisterpreise eine Auslegungssache. Im Zweifelsfall sind Vergleichspreise zur Bewertung heranzuziehen.

Die drei Vorgaben aus dem BGB sind einerseits sehr klar, andererseits lassen sie Interpretationsspielraum zu. Ein typischer Streitpunkt ist jedoch klar geregelt:

Reparaturkosten sind generell keine Betriebskosten, sondern Vermietersache!

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Posten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgelistet. Insgesamt unterscheidet der Gesetzestext 17 Punkte, von denen nur einer eine Öffnungsklausel enthält.

Somit sind alle umlegbaren Betriebskostenarten detailliert festgelegt. Alle Ausgaben, die in der Verordnung nicht genannt sind oder unter den Punkt der sonstigen Kosten fallen könnten, muss der Vermieter selbst tragen.

Noch einmal zur Erinnerung: Selbst die im Gesetzestext genannten Ausgaben sind nur dann auf die Mieter umlegbar, wenn sie zuvor im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind. In die Nebenkostenabrechnung dürfen daher nur Ausgaben einfließen, die

• den Erfordernissen des BGB entsprechend erforderlich und wirtschaftlich sind sowie regelmäßig anfallen,
• den in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Ausgaben entsprechen,
• im Mietvertrag als Betriebskosten genannt sind.

Davon unabhängig besteht keine Pflicht, Ausgaben überhaupt auf die Mieter umzulegen. Vermieter können auf eine Nebenkostenabrechnung ganz verzichten und keine Betriebskosten geltend machen. Aber Vorsicht: Die Ausgaben dürfen nicht auf die Miete aufgeschlagen werden, da diese dann schnell einen Wucherbereich erreichen können.

Leerstand geht zulasten des Vermieters

Viele Betriebskosten fallen unabhängig von der Vollvermietung einer Immobilie an. Dazu gehören Grundsteuer, Gebäudereinigung und vieles mehr. Steht eine Wohnung in einem Mehrparteienhaus leer, darf der Vermieter die auflaufenden Kosten nicht auf die anderen Mieter verteilen. Er muss die anteiligen Betriebskosten für die Zeit des Leerstands selbst tragen.

Abrechnungsart: pro Kopf, nach Wohnfläche, Verbrauch oder pro Wohneinheit

Die Betriebskosten können in verschiedener Form auf die Mieter umgelegt werden. Teilweise ist eine Abrechnung pro Kopf sinnvoll, wie bei einer pauschalen Abrechnung der Wasserversorgung oder Müllbeseitigung, teilweise kann die Wohnfläche sinnvoller sein als bei der Verteilung der Versicherungskosten. Heizkosten müssen dagegen immer zu einem wesentlichen Anteil nach Verbrauch abgerechnet werden. Einige Kosten sind auch nach Anzahl der Wohnungen umlegbar, wie zum Beispiel Kosten für einen gemeinschaftlichen Kabelanschluss.

Es gibt für die meisten Positionen Empfehlungen aus der Praxis oder Rechtsprechung. Nur wenige Kosten sind gesetzlich klar geregelt nach bestimmten Modellen auf die Mieter zu verteilen. Die unten folgende Nebenkostenauflistung enthält stellenweise Empfehlungen zur Abrechnung. Im Zweifelsfall ist es jedoch sinnvoll, eine Vermietervereinigung um Rat zu fragen.

Nebenkosten aufschlüsseln – die 17 Punkte der Betriebskostenabrechnung

Damit Sie besser verstehen, welche Ausgaben abrechenbar sind und welche nicht, orientiert sich die folgende Auflistung an den einzelnen Punkten der Betriebskostenverordnung. Dabei erfahren Sie Punkt für Punkt, was der Text der Verordnung in der Praxis bedeutet.

Punkt 1: Kosten für laufende öffentliche Lasten

Der Vermieter kann laufende öffentliche Lasten auf die Mieter umlegen. Darunter ist zum Beispiel die Grundsteuer zu verstehen, die im Verordnungstext ausdrücklich genannt ist. Im Normalfall wird das die einzige unter diesen Punkt fallende Ausgabe sein. Je nach Region und Standort kann es jedoch Abweichungen geben.

Die Grundsteuer wird in der Regel nach Wohnfläche abgerechnet. Bei Doppelhaushälften ist es erlaubt, die Steuer zu teilen. Eine Besonderheit gilt für gemischt genutzte Immobilien. Der Vermieter muss dabei den gewerblichen Anteil an der Grundsteuer zuerst komplett herausrechnen und legt dann erst den Rest auf die Mieter der Wohnungen um.

Punkt 2: Kosten der Wasserversorgung

Der Vermieter darf alle anfallenden Kosten der Wasserversorgung auf die Mieter umlegen. Das gilt für die Kosten nach Verbrauch, aber auch für die Wartung von Wasserzählern. Ebenso fallen Ausgaben für den Betrieb oder die Wartung von Wassermengenregler, Wasseraufbereitungsanlagen (zum Beispiel Entkalkung) oder Ähnliches an.

Die Kosten werden in Mehrfamilienhäusern in der Regel pro Kopf abgerechnet, da dies am fairsten ist. Der Vermieter darf jedoch auch nach Wohnfläche abrechnen. Es gibt eine Ausnahme: Bereits jetzt sind viele Wohnungen mit eigenen Wasserzählern ausgestattet. In diesem Fall rechnen die Mieter entweder selbst mit den Versorgern ab oder der Vermieter muss den exakten Verbrauch zur Berechnung der Kosten heranziehen.

Punkt 3: Kosten für Entwässerung

Abwassergebühren, Kanalgebühren oder Kosten für eine Entwässerungspumpe fallen unter die Ausgaben für die Entwässerung der Immobilie. Die Kosten für die Abwassergebühren sind in der Regel entsprechend der Verteilung der Kosten für die Wasserversorgung aufzuteilen.

Punkte 4 – 6: Kosten für Heizung und Warmwasser

Heizkosten und Warmwasser gehören ebenfalls zu den umlagefähigen Betriebskosten. Es handelt sich um sogenannte „warme Nebenkosten“. Zu den Betriebskosten gehören Ausgaben für

• den Betrieb der Heizungs- und Warmwasseranlage,
• Reinigung und Wartung der Geräte,
• Brennmaterial.

Die genauen Details sind von der Heizungsanlage bzw. der Warmwasserverteilung abhängig. Die Abrechnung kann je nach Immobilie sehr komplex sein. Heizungs- und Warmwasserkosten sind daher eine der häufigsten Fehlerquellen in Betriebskostenabrechnungen. Es lohnt sich für beide Seiten, die Daten sehr genau zu prüfen.

Streit kann sich jedoch auch aus Unwissen ergeben. Denn die Abrechnung ist, anders als häufig vermutet, nicht zwingend komplett nach tatsächlichem Verbrauch zu erstellen. Die Heiz- und Warmwasserkosten müssen jedoch mindestens zur Hälfte den Verbrauch berücksichtigen. Der Vermieter darf darüber hinaus den übrigen Teil nach Wohnfläche berechnen.

Hinweis: Seit Ende 2021 müssen Vermieter auf eine Fernauslese der Verbrauchsdaten umstellen. Es ist empfehlenswert, einen Dienstleister einzuschalten, der die Daten ermittelt und für den Vermieter abrechnet. Das senkt das Fehlerrisiko.

Es gibt eine Ausnahme zu den Kosten für Heizung und Warmwasser. Wenn es eine Etagenheizung gibt, Nachtspeicheröfen oder ähnliche Anlagen, ist der Mieter für die Ausgaben selbst verantwortlich. Sollte jedoch die Wartung der Geräte vom Vermieter beauftragt und bezahlt sein, darf er die Kosten auf den jeweiligen Mieter umlegen.

Punkt 7: Kosten für Aufzüge

Vermieter dürfen die Kosten für den Betrieb und die Wartung von Aufzügen sowie für das vorgeschriebene Notrufsystem als Betriebskosten abrechnen. Voraussetzung: Der Mieter kann die Aufzüge erreichen und nutzen.

Das gilt auch für Mieter im Erdgeschoss. Der Vermieter darf diese von einer Beteiligung an den Kosten befreien, sollte dann jedoch einen entsprechenden Hinweis in den Mietvertrag ergänzen. Diesen Kostenanteil darf er nicht auf andere Mieter umlegen.

Punkt 8: Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Straßenreinigung, Winterdienst und Müllbeseitigung sind typische kommunale Kosten, die auf Eigentümer der Immobilie umgelegt werden. Vermieter dürfen diese Ausgaben als Betriebskosten an die Mieter weiterreichen. Das gilt auch dann, wenn er selbst ein privates Unternehmen beauftragt. Die Abrechnung erfolgt entweder nach Wohnfläche oder nach Anzahl der Personen im Haushalt.

Bei der Müllbeseitigung gibt es einige Besonderheiten zu beachten:

• Der Vermieter muss gemessen am Müllaufkommen den kleinstmöglichen/günstigsten Container beim Entsorger bestellen.
• Sperrmüll ist ein individueller Kostenfaktor. Haben die Mieter jedoch die Möglichkeit, eine gemeinsame Sperrmülllagerung zu nutzen, darf der Vermieter die Kosten für die Bereitstellung und die Entsorgung abrechnen.
• Sollten dem Vermieter wegen mangelhafter Mülltrennung der Mieter Mehrkosten entstehen, darf er diese zusätzlichen Ausgaben nicht auf die Mieter umlegen. Er darf aber den Verursacher zur Rechenschaft ziehen und von diesem die Mehrkosten zurückverlangen.

Punkt 9: Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Es ist im Interesse der Mieter, wenn eine Immobilie sauber ist. Daher darf der Vermieter Kosten für die Gebäudereinigung auf den Mieter umlegen. Das gilt jedoch nur für Gemeinschaftsflächen wie Treppenhaus, Kellerflure, Dachboden und die dort eingebauten Fenster und Türen. Ebenso darf er Kosten für Ungezieferbekämpfung auf gemeinschaftlich nutzbaren Flächen umlegen.

Ausgeschlossen von dieser Regel sind die Kosten für Maßnahmen in einzelnen Wohnungen. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn regelmäßig in allen Wohnungen eine Ungezieferbekämpfung erforderlich ist, darf der Vermieter diese Ausgaben in der Nebenkostenabrechnung geltend machen.

Bei diesem Punkt gilt ganz besonders die Anforderung der Wirtschaftlichkeit. Sauberkeit ist allgemein gewünscht, aber auch Ermessenssache. Ein Treppenhaus sollte beispielsweise nicht täglich, aber auch mehr als monatlich gesäubert werden. Teure Angebote von Dienstleistern sollte der Vermieter nicht annehmen, da die Mieter sonst gegen die Abrechnung Widerspruch einlegen dürfen.

Punkt 10: Kosten für die Gartenpflege

Ein schönes Umfeld steigert die Wohnqualität. Daher sind grundsätzlich auch Arbeiten auf dem Grundstück, speziell Gartenarbeiten, als Nebenkosten abrechenbar. Die regelmäßige Pflege wie Rasenmähen, Heckenschnitt oder Unkrautbeseitigung darf der Vermieter als Betriebskosten abrechnen. Ebenso darf er das Austauschen von Sand auf einem hauseigenen Spielplatz/Spielgelände, das Ersetzen von Pflanzen usw. abrechnen.

Keine Betriebskosten sind dagegen der Bau von einem Zaun, das Setzen einer neuen Hecke oder die Anschaffung von Spielgeräten. Zur Unterscheidung der Ausgaben hilft der Leitsatz, das umlegbare Betriebskosten regelmäßig anfallen müssen.

Wichtig: Können einzelne Mieter ein Stück Garten exklusiv nutzen, darf der Vermieter anfallende Kosten nicht auf die übrigen Mieter umlegen.

Punkt 11: Kosten für Beleuchtung

In einem Mietshaus fallen Kosten durch Beleuchtung an. Der Vermieter darf Stromkosten für Licht auf Gemeinschaftsflächen wie Klingel, Haustür, Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Keller und Dachboden sowie Heizungsräume auf die Mieter umlegen. Er darf aber keine Kosten abrechnen, die durch den Austausch von Glühlampen anfallen, da dies einer Reparatur entspricht.

Wichtig: Es handelt sich hierbei konkret um Stromkosten. Der Vermieter muss darauf achten, dass er andere Stromkosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie die für einen Aufzug oder den Betrieb einer Heizungsanlage nicht doppelt abgerechnet. Sofern das technisch möglich ist, muss er die Kosten aus den Beleuchtungskosten herausrechnen oder separat erfassen.

Punkt 12: Kosten für Schornsteinfeger

Schornsteinfegerkosten sind klassische Wartungskosten und somit Betriebskosten. Kompliziert kann allerdings die Abrechnung sein. Bei Einzelanlagen fallen die Kosten dem jeweiligen Mieter zu. Bei Gemeinschaftsanlagen richtet sich der Verteilerschlüssel jedoch nach der Heizkostenabrechnung. Daher legen viele Vermieter die Kosten im Rahmen der Heizkostenabrechnung auf die Mieter um.

Punkt 13: Kosten für Versicherungen

Als typische Betriebskosten gelten auch Ausgaben für die Haftpflichtversicherung der Immobilie oder Versicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und sonstige Elementarschäden. Ebenso gehören Absicherungen für zum Beispiel Öltanks und Aufzüge zu diesen Posten. 4

Maßgabe ist generell: In der Nebenkostenabrechnung dürfen nur Versicherungsausgaben erscheinen, die im Schadensfall allen Mietern nutzen. Damit sind zum Beispiel die Kosten für eine Glasbruchversicherung bei einem mit Glas abgedeckten Atrium oder einem gemeinschaftlich nutzbaren Wintergarten umlegbar. Profitieren jedoch nur einzelne Mieter, darf der Vermieter die Kosten nicht auf alle umlegen.

Punkt 14: Kosten für einen Hauswart

Anders als die Ausgabe für eine Hausverwaltung darf der Vermieter die Kosten für einen Hausmeister oder Hauswart in der Nebenkostenabrechnung aufführen. Allerdings unterliegen diese engen Grenzen.

Zum einen darf der Vermieter nur Kosten abrechnen, die einer Wartung entsprechen. Sorgt der Hauswart für Sauberkeit, mäht er den Rasen oder kümmert er sich um die Heizungsanlage, sind diese Kosten inklusive Sozialabgaben auf die Mieter umlegbar. Dabei muss der Vermieter eine Doppelabrechnung von Arbeiten ausschließen. Ist der Hauswart beispielsweise für die Treppenhausreinigung zuständig, darf der Vermieter nicht zusätzlich eine Gebäudereinigung abrechnen.

Zum anderen muss der Vermieter einen angemessenen Anteil von den Kosten abziehen. Das liegt daran, dass der Hauswart zusätzlich erforderliche Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen durchführt. Diese Kosten dürfen aber nicht in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden, sondern sind Vermietersache.

Wichtig: Erfolgt keine entsprechende Aufschlüsselung bzw. kein Abzug, darf der Vermieter die Hauswartkosten gar nicht auf die Mieter umlegen.

Punkt 15: Kosten für Empfangsanlagen und Kabelanschlüsse

Einige Hausbesitzer stellen den Mietern eine Gemeinschaftsantenne oder einen Kabelanschluss für den Fernsehempfang bereit. Ebenso gibt es Breitbandanschlüsse, die der Eigentümer bezahlt und den Mietern zur Verfügung stellt. Die dafür anfallenden Kosten für die Bereitstellung und den Betrieb sind als Nebenkosten auf alle Mieter in Pauschalen umlegbar.

Es gab Ende 2021 eine Gesetzesänderung, durch die das sogenannte „Nebenkostenprivileg“ entfallen ist. Das hat zwei Auswirkungen:

1. Der Mieter darf auf den Anschluss verzichten und einen eigenen Vertrag abschließen. Dadurch entfällt die Umlage auf diesen Mieter. Sein Anteil darf nicht auf die anderen Mieter abgewälzt werden.
2. Für bestehende Verträge gibt es eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024. Danach gelten auch für Altverträge die neuen Regeln.

Punkt 16: Kosten für Wäschepflege

Einige Vermieter stellen den Mietern Geräte wie Waschmaschinen, Trockner oder Heißmangeln zur Verfügung. Die Kosten darf der Vermieter als Betriebskosten abrechnen. Allerdings hat er dabei anteilige Wasser- und Stromkosten herauszurechnen, sofern diese bereits über andere Punkte abgerechnet werden.

Sollte der Vermieter einen Münzbetrieb oder vergleichbare Abrechnungen bereitstellen, darf er nur über die so erzielten Einnahmen hinausgehende Kosten abrechnen. Dazu ist ein Nachweis zu führen.

Punkt 17: sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt in der Betriebskostenverordnung ist nicht wie die anderen klar definiert. Es handelt sich um sonstige Betriebskosten. Damit möchte der Gesetzgeber Raum für weitere, nicht aufgeführte oder zukünftig erst relevante Ausgaben lassen, die nicht durch die anderen 16 Punkte abgedeckt sind, aber für den Betrieb der Immobilie erforderlich sind. Ein typischer Fall sind Wartungskosten für Feuerlöscher. Voraussetzung für die Abrechnung ist jedoch weiterhin, dass die Kosten im Mietvertrag aufgeführt sein müssen.

Form: Was muss die jährliche Nebenkostenabrechnung enthalten?

Es reicht nicht aus, dem Mieter eine kurze Auflistung der Kosten zu übermitteln. Die Nebenkostenabrechnung muss einer bestimmten Form genügen und einige Informationen enthalten. Eine mangelhafte Form berechtigt den Mieter, eine Nachzahlung nicht leisten zu müssen.

Wichtigste Vorgabe für den Inhalt der Nebenkostenabrechnung ist ein Dreiklang. Sie muss

• übersichtlich sein und somit alle Daten gut erfassbar auflisten.
• nachvollziehbar sein und somit Abrechnungsschlüssel und Berechnungen enthalten.
• klar verständlich sein und somit alle Details in klaren Angaben und klarer Sprache beinhalten.

Was selbstverständlich klingt, ist es nicht. Denn häufig fehlen Verteilerschlüssel, ein Hinweis auf Guthaben oder Nachzahlungen oder einzelne Passagen sind widersprüchlich. Vermieter sind gefordert, die Inhalte so einfach und verständlich wie möglich und mit allen relevanten Details zu liefern.

Besonders wichtig ist, dass jeder Posten den Abrechnungsschlüssel enthalten muss. Ein allgemeiner Hinweis auf „laut Zählerstand“ oder „wie im Mietvertrag geregelt“ reicht nicht aus. Speziell die Verteilerschlüssel sind sehr wichtig, um alle Berechnungen nachvollziehen zu können.

„Pflichtinhalte“ der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muss einige Angaben enthalten, um der vorgeschriebenen Form zu genügen. Dazu zählen:

• Name und Anschrift des Absenders (Eigentümer, Vermieter, Hausverwaltung);
• Name und Anschrift des Empfängers (Mieters) sowie aller im Mietvertrag genannten Personen;
• klare Angabe zur vermieteten Wohnung inklusive Adresse und – soweit zutreffend – Bezeichnung, Etage, Wohnungsnummer usw.;
• der Gesamtzeitraum der Abrechnung sowie bei unterjährigen Mieterwechseln die Angabe des abgerechneten „Nutzungszeitraums“ des Adressaten;
• alle Verteilerschlüssel für die jeweiligen Betriebskosten, aus denen klar der jeweilige Abrechnungsanteil an den Gesamtkosten hervorgeht;
• die auf den Mieter entfallenden einzelnen Kosten für die jeweils abgerechneten Betriebskosten;
• die Heizkosten und Warmwasserkosten als besonders ausgewiesener Posten, auch wenn sie von einem Dritten stammen;
• der Gesamtbetrag der zu zahlenden Nebenkosten für den Abrechnungszeitraum;
• die Differenz aus Gesamtbetrag und geleisteten Vorauszahlungen mit deutlich erkennbarem Betrag in Form von Guthaben oder Nachzahlung.

Muss die Nebenkostenabrechnung Beleg enthalten?

Obwohl der Vermieter oder sein Beauftragter die Betriebskostenabrechnung sehr detailliert und verständlich gestalten muss, besteht keine Pflicht, Belege mitzuteilen. Es ist ausreichend, wenn der Mieter die Originale oder Kopien im Büro einsehen kann.

Es gibt nur eine Ausnahme von dieser Regel: Unzumutbarkeit. Wenn ein Mieter inzwischen weit entfernt wohnt, muss er keine Fahrt zur Belegeinsicht auf sich nehmen. Auf Wunsch muss der Vermieter in solchen Fällen Kopien gegen Entgelt anfertigen. Die Frage der Zumutbarkeit ist Auslegungssache. Da beide Seiten Interesse an einem finanziellen Ausgleich der Abrechnung haben, sollten sich Vermieter kulant zeigen.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung für welchen Zeitraum vorliegen?

Die Nebenkostenabrechnung muss laut § 556 BGB einmal jährlich und innerhalb von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Es gilt der Tag des Eingangs beim Mieter.

Ein Eigentümerwechsel hat keinen Einfluss auf die Verpflichtung, die Frist einzuhalten. Das bedeutet: Der Käufer oder Erbe einer Immobilie muss die Nebenkostenabrechnung pünktlich und umfassend erstellen und übernimmt die Daten vom Vorbesitzer.

Wichtig: Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein, aber zwölf Monate umfassen. Die Frist zur Abgabe bleibt gleich. Rechnet ein Eigentümer zum Beispiel vom Mai bis April ab, muss die Betriebskostenabrechnung bis zum 30. April des Folgejahres vorliegen.

Eine verspätete Abgabe der Nebenkostenabrechnung ist nur bei unverschuldetem Fristversäumnis statthaft. Das schließt zum Beispiel verspätet eintreffende amtliche Bescheide über die Grundsteuerfestsetzung ein. Die Rechtsprechung räumt dem Vermieter dabei eine Nachfrist von ca. drei Monaten ein.

Der Abrechnungszeitraum umfasst alle Ausgaben, die in der Zeit tatsächlich stattfanden. Das sogenannte Abflussprinzip bedeutet, dass der Geldausgang beim Vermieter maßgeblich ist. Dadurch ist es möglich, dass einzelne, regelmäßig zum Ende des Abrechnungszeitraums anfallende Kosten in einem Jahr gar nicht, im Folgejahr jedoch doppelt auftauchen. Das wäre der Fall, wenn der Vermieter die Rechnung erst im nächsten Abrechnungszeitraum gezahlt hat.

Der doppelte Vermieternachteil bei versäumter Abgabefrist

Der Vermieter sollte alles daransetzen, die Frist einzuhalten. Denn er hat einen deutlichen, doppelten Nachteil, wenn er die rechtzeitige Abgabe verpasst.

1. Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät beim Mieter an, muss dieser eine mögliche Nachzahlung nicht leisten. Er kann folgenlos den Betrag ignorieren. Dieses Vorgehen ist nicht empfehlenswert, da so das Verhältnis zum Vermieter belastet wird und sich an anderer Stelle der Ärger entladen könnte. Aber es ist rechtlich statthaft.
2. Der Mieter kann dennoch eine Abrechnung verlangen. Denn der Vermieter ist verpflichtet, ein mögliches Guthaben an den Mieter auch bei eigener Fristversäumnis auszuzahlen.

Bis wann sind Guthaben oder Nachzahlung auszugleichen?

Die Nebenkostenabrechnung hat die Aufgabe, die bisherigen Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Beträgen in Einklang zu bringen. Daher sind eine schnelle Bezahlung von Nachzahlungen und ein schnelles Auszahlen eines Guthabens vorgesehen. Beide Parteien haben 30 Tage Zeit, um die entsprechende Summe zu überweisen.

Zahlung ist keine Anerkennung

Wichtig dabei: Die Zahlung ist zwingend innerhalb dieser Frist zu leisten, sonst kann die andere Seite einen Mahnbescheid auf den Weg bringen. Das gilt auch für den Fall, dass die Abrechnung korrigiert werden muss oder der Mieter Widerspruch dagegen einlegt. Der Mieter erkennt seinerseits nicht die Rechtmäßigkeit der Nachzahlung an und muss die Zahlung auch nicht unter Vorbehalt leisten. Sein Widerspruchsrecht gegen die gesamte Abrechnung bleibt auch bei Ausgleich der Nachforderung gewahrt.

Verrechnung mit anderen Zahlungen

Sollte der Vermieter das Guthaben nicht auszahlen, darf der Mieter den Betrag mit seiner Mietzahlung verrechnen. Allerdings muss er diesen Schritt ankündigen. Bleibt das aus, gerät er mit seiner Mietzahlung in Verzug.

Der Vermieter darf eine mögliche Nachzahlung mit der Mietkaution verrechnen. Zieht ein Mieter während der Abrechnungsperiode aus, erhält er im Normalfall seine Mietkaution zurück. Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung jedoch regelmäßig eine Nachzahlung, darf der Vermieter den zu erwartenden Nachzahlungsbetrag mit der Mietkaution verrechnen. Er bleibt jedoch weiterhin zur Abrechnung der Betriebskosten verpflichtet und muss zusätzlich den einbehaltenen Betrag in der Abrechnung berücksichtigen.

Änderung der Höhe der Nebenkostenvorauszahlung

Die Nebenkostenabrechnung wird in den meisten Fällen ein Guthaben oder eine Nachzahlung für den Mieter ergeben. Ist die Differenz aus geleisteten Vorauszahlungen und tatsächlichem Betrag relativ groß, sollten die zukünftigen monatlichen Abschläge angepasst werden:

• Der Vermieter oder der Mieter darf die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen anheben oder senken, sodass die Jahressumme dem Betriebskostenanteil entspricht, der auf die Wohnung des Mieters entfällt.
• Der Vermieter darf die Vorauszahlungen jedoch nicht über den sich aus der letzten Abrechnung ergebenden Betrag hinaus anheben. Das gilt auch dann, wenn höhere Kosten für die nächste Abrechnungsperiode absehbar sind.

Beide Seiten können die Änderung durch einfache Textform ankündigen. Sie gilt ab der nächsten Mietzahlung. Textform bedeutet, dass die Ankündigung schriftlich als Brief, Fax oder E-Mail erfolgen muss. Eine SMS oder Messenger-Nachricht kann ebenfalls genügen, wenn beide Parteien zuvor üblicherweise über dieses Medium miteinander kommuniziert haben.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Ist der Mieter mit der Betriebskostenabrechnung des Vermieters nicht einverstanden, kann er dagegen innerhalb von genau 365 Tagen Widerspruch einlegen. Dazu reicht eine mündliche Erklärung, ein Einschreiben ist jedoch zu empfehlen.

Der Widerspruch kann folglich formlos erfolgen. Der Mieter muss einen konkreten Grund angeben. Das kann ein Abrechnungsschlüssel oder ein errechneter Betrag sein oder ein unzulässiger Posten.

Der Vermieter muss den Sachverhalt prüfen und gegebenenfalls die Abrechnung korrigieren. Alternativ kann er den Kritikpunkt mit einer Erläuterung ausräumen. Sollte sich eine Korrektur ergeben, ist der Betrag, wie üblich, innerhalb von 30 Tagen auszugleichen.

Ergibt sich für den Mieter möglicherweise sogar eine höhere als die ursprünglich ermittelte Nachzahlung, greift eine Sonderregel. Der Betrag ist nur dann verpflichtend auszugleichen, wenn die Nachberechnung innerhalb der Jahresfrist nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgt. In der Praxis sollte der Mieter dennoch bezahlen, wenn er an einem längeren und stressfreien Mietverhältnis interessiert ist.

Bei der Nebenkostenabrechnung geht es um Geld und faires Miteinander

Die Betriebskosten sind die sogenannte „zweite Miete“. Der Name liegt auch daran, dass die monatlichen Pauschalen oder Vorauszahlungen eine stattliche Summe ausmachen können. Anders ausgedrückt: Es geht um relativ viel Geld. Eine korrekte und nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung ist daher im Interesse beider Parteien.

Der Vermieter sollte alle einzelnen Punkte genau prüfen, sich an die Fristen und Formvorgaben halten und die Beträge realistisch anpassen. Ist die Abrechnung fehlerhaft, hat er in den meisten Fällen den Nachteil durch zu niedrige bzw. ausbleibende Nachzahlungen oder durch ein zu großes Mieterguthaben. Stimmt die Nebenkostenabrechnung, trägt das dagegen zu einem guten Mietverhältnis bei.