Wohnungsübergabeprotokoll: Infos und Mustervorlage für den deutschen Mietwohnungsmarkt

Beim Ein- und Auszug eines Mieters sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt werden. Dieses Dokument ist nicht verpflichtend. Es kann aber Streit vorbeugen und sichert beide Seiten ab, indem darin der Ist-Zustand der Wohnung notiert wird. Gibt es am Ende der Mietdauer Abweichungen, können sich daraus Schönheitsreparaturen für den Mieter ergeben. Ebenso lassen sich in diesem Dokument Zählerstände, Schlüsselzahl und weitere Details notieren. Beide Vertragspartner erhalten je ein unterzeichnetes Exemplar.

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Aufgabe des Dokuments

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein formloses Schriftstück, in dem beide Seiten einvernehmlich den Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug festhalten. In der Regel wird das Papier bei der jeweiligen Schlüsselübergabe angefertigt. Das muss nicht zwingend zwischen Miete rund Vermieter sein, auch die ein- und ausziehenden Mieter untereinander können dieses Schriftstück anfertigen. Durch dieses Papier lässt sich beispielsweise feststellen, ob Mängel beim Auszug schon beim Einzug vorhanden waren und wer für mögliche Schönheitsreparaturen verantwortlich ist. Auch das Fehlen von Schlüsseln oder Anleitungen für Geräte lässt sich so feststellen.

Bei unterschiedlichen Meinungen sollten diese notiert werden. Es ist ratsam, die strittigen Punkte Streitpunkte per Foto festzuhalten. Sinnvoll kann es ebenfalls sein, die Verantwortung und einen Termin für die Beseitigung vorhandener Mängel anzugeben.

Wann wird ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt?

Das Dokument wird üblicherweise zweimal angefertigt:

• Beim Einzug bzw. der Schlüsselübergabe kontrollieren Mieter und Vermieter, ob Mängel vorhanden sind und wie der Zustand der Wohnung ist. Dazu gehören auch die Zahl der Schlüssel sowie das Festhalten der Zählerstände. Dieses Wohnungsübergabeprotokoll wird im Normalfall erst nach Unterzeichnen des Mietvertrags bei der Schlüsselübergabe angefertigt. Wichtig: Die Übergabe der Wohnung muss spätestens am ersten Tag des Mietverhältnisses stattfinden.
• Beim Auszug passiert im Prinzip Ähnliches. Aber hier vergleichen beide Partien den Zustand der Wohnung mit dem beim Einzug. Daraus leiten sich eventuell erforderliche Schönheitsreparaturen ab. Der beste Zeitpunkt ist die finale Schlüsselübergabe. Das heißt: Die Übergabe findet spätestens am letzten Tag des Mietverhältnisses statt. Sinnvoll ist es, die Notwendigkeit von Schönheitsreparaturen bereits im Vorfeld zu klären, damit der Mieter noch Zeit hat, diese selbst vorzunehmen.

Tipp: Die Begehung der Wohnung sollte bei Tageslicht stattfinden. Denn so lassen sich Mängel besser erkennen. Fotos können die Papierform ergänzen.

Konflikte: Welche Meinung zählt?

Abweichende Meinungen sollten notiert und möglichst dokumentiert werden. Beide Seiten müssen angemessen im Protokoll vorkommen, da sowohl Mieter als auch Vermieter mit ihrer Unterschrift den Inhalt des Wohnungsübergabeprotokolls bestätigen. Darüber hinausgehende mündliche Absprachen sollten die Vertragsparteien vermeiden, da sie nicht nachweisbar sind.

Was muss ein Wohnungsübergabeprotokoll enthalten?

Es gibt sowohl formale als auch beschreibende Inhalte. Formal sind folgende Angaben wichtig:

1. Anschrift der Wohnung (ggf. inkl. Wohnungsnummer/Lage in der Immobilie).
2. Name und Anschrift des Vermieters/der beauftragten Person/Organisation und des neuen bzw. alten Mieters.
3. Namen von Zeugen (sonstige anwesenden Personen).
4. Datum und Uhrzeit.
5. Unterschrift der beiden Mietparteien sowie ggf. weiterer Personen.

Darüber hinaus gibt es viele sinnvolle Angaben. Dazu zählen:

• Zählerstände für Strom, Wasser, Gas sowie Heizmittelvorrat,
• Anzahl und Art der überlassenen Schlüssel,
• Art und Anzahl von Bedienungsanleitungen und ähnlichen Papieren,
• Liste von Mängeln in allen Räumen inkl. Fußboden, Wände, Decken, Fenster, Fußleisten, Heizkörper/Rohre sowie Türen,
• Liste von Mängeln für Nutzflächen wie Balkon, Terrasse, Keller usw.,
• im Mietvertrag festgehaltene, überlassene Möbel mit Zustand.

Nicht vergessen: Beide Parteien erhalten je ein unterschriebenes Exemplar!

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