Frist für die Betriebskostenabrechnung läuft aus

Das Jahr neigt sich dem Ende entgegen. Das bedeutet auch, dass sich viele Vermieter spätestens jetzt um die Betriebskostenabrechnung für das Vorjahr kümmern sollten. Denn bei einem ganzjährigen Abrechnungszeitraum endet die Abgabefrist am 31. Dezember. Bis dahin muss das Ergebnis beim Mieter vorliegen.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muss laut § 556, Abs. 3 BGB genau ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter vorliegen. Viele Vermieter nutzen einen kalenderjährlichen Abrechnungszeitraum. In diesem Fall muss die Abrechnung am letzten Tag des Folgejahres vorliegen.

Das bedeutet: Die Nebenkosten für 2024 müssen bis zum 31. Dezember 2025 abgerechnet und in nachvollziehbarer Aufschlüsselung beim Vermieter vorliegen. Wichtig: Es reicht nicht der Poststempel, sondern es gilt der Empfangstag.

Der Postversand in der Weihnachtszeit und zwischen den Feiertagen ist ohnehin riskant. In diesem Jahr liegen die Tage zwischen Weihnachten und Silvester teilweise auf einem Wochenende. Vermieter haben folglich effektiv weniger Zeit, die Abrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln. Im Zweifelsfall kann ein Kurierdienst oder eine persönliche Zustellung eine sinnvolle Alternative zum Postversand sein.

Wann gilt diese Frist nicht?

Die Frist bis zum Jahresende gilt nur bei kalenderjährlicher Abrechnung. Sollte ein Vermieter einen unterjährigen Abrechnungszeitraum nutzen, gilt eine versetzte Frist von zwölf Monaten. Beginnt der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 1. April, endet er am 31. März des Folgejahres. Die Nebenkostenabrechnung muss dann am 31. März im darauf folgenden Jahr übermittelt sein.

Frist versäumt: Was passiert bei Verspätung?

Sollte der Vermieter die Frist von einem Jahr versäumen, kann das gravierende Folgen haben. Denn ergibt sich eine Nachzahlung, muss der Mieter diese nicht leisten. Er kann die Zahlung mit Hinweis auf die verspätete Abgabe verweigern. Ergibt sich jedoch ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter dieses dennoch auszahlen.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Obwohl ein Jahr eine ausreichend lange Frist ist, müssen dem Vermieter nicht immer alle Belege vorliegen. Teilweise gibt es Fälle, bei denen der Grundsteuerbescheid noch aussteht. Dadurch kann sich eine Abrechnung über die Frist hinaus verzögern.

Hat der Vermieter eine solche Verspätung nicht zu verantworten, räumt die laufende Rechtsprechung ihm eine Nachfrist von bis zu drei Monaten ein (BGH, VII ZR 220/05 vom 5. Juli 2006). Die Beweislast liegt aber beim Vermieter. Ferner ist es Pflicht des Vermieters, sich rechtzeitig um den Erhalt aller relevanten Unterlagen zu bemühen.

Verspätung durch Verschulden Dritter

Ein weiterer Sonderfall kann vorliegen, wenn eine Hausverwaltung eingeschaltet ist. Diese muss sich ebenso an die gesetzliche Frist zur Abgabe der Betriebskostenabrechnung halten. Der Vermieter hat in diesem Fall sogar einen Schadensersatzanspruch für eventuell nicht erhaltene Nachzahlungen.

So geht es weiter: Zahlungsausgleich und Widerspruch

Liegt die Betriebskostenabrechnung pünktlich vor, greifen ab dem Tag des Eingangs beim Mieter zwei weitere Fristen:

• Eine Nachzahlung oder ein Guthaben ist von der betreffenden Seite innerhalb von 30 Tagen auszugleichen. Eine Verspätung führt zum Zahlungsverzug.
• Der Mieter kann innerhalb von zwölf weiteren Monaten der Nebenkostenabrechnung begründet widersprechen. Der Vermieter muss dann nachbessern oder die Angaben erläutern.

Wichtig: Der Zahlungsausgleich und die Widerspruchsoption gelten unabhängig voneinander. Der Mieter muss beispielsweise auch dann die Nachzahlung fristgerecht leisten, wenn er der Abrechnung widersprechen möchte. Sollte sich der Widerspruch später als korrekt herausstellen, wird die Zahlung mit der dann aktualisierten Forderung verrechnet.

Viele Vermieter schieben die Betriebskostenabrechnung gern auf die lange Bank. Es ist jedoch ratsam, frühzeitig alle Dokumente und Belege zu sammeln und die Abrechnung möglichst schnell zu erstellen. So versäumen sie zum eine nicht die Abgabefrist. Zum anderen entlasten sie sich selbst. Denn Vermieter erhalten bei einer Nachzahlung schneller ihr Geld.